بالنسبة لبعض حسابات Forma، تتطلب بعض النفقات موافقة المدير المسبقة قبل أن تتمكن من تقديم المطالبة. هذا يضمن أن جميع النفقات تتوافق مع سياسة شركتك. لمعرفة المزيد، راجع: كيف يمكنني إرسال نفقات الموافقة المسبقة إلى مديري للموافقة عليها؟
بمجرد الموافقة على طلبك، تكون جاهزًا لتقديم مطالبة. ضع في اعتبارك:
- مطالبة واحدة لكل موافقة مسبقة: يمكن تقديم مطالبة واحدة فقط لكل طلب تمت الموافقة عليه.
- الأموال غير المستخدمة: إذا كانت المصروفات النهائية أقل من المبلغ المعتمد، فسيتم إرجاع أي أموال متبقية إلى رصيدك المتاح للطلب .
-
التوقيت مهم: يتم تطبيق التعويض بناءً على الفترة التي تم فيها تقديم المطالبة ، وليس الفترة التي تم فيها منح الموافقة المسبقة.
-
مثال:
- في الربع الرابع من عام 2026، لديك 5,250 دولارًا متاحًا للطلب والحصول على موافقة مسبقة بقيمة 4,000 دولار.
- يتم تخصيص مبلغ 4000 دولار لرصيدك المتاح للاسترداد .
- إذا تم تقديم المطالبة في عام 2027، فسيتم خصم 4,000 دولار من رصيدك لعام 2027، وليس 2026.
-
- يُرجى مراعاة سداد الموافقات المسبقة من رصيد الفترة القادمة.
ادفع من رصيد الفترة التالية
إذا كان هذا الخيار متاحًا لشركتك، فيمكنك تقديم طلب موافقة مسبقة سيتم دفعه من رصيد فترة استحقاقك التالية.
عند اختيارك لهذا الخيار:
- رصيدك الحالي لا يزال متاحاً ولا يتأثر بطلب الموافقة المسبقة.
- يتم حجز المبلغ المعتمد مقابل رصيدك للفترة القادمة.
- لا يمكنك تقديم طلب للحصول على الموافقة المسبقة حتى تبدأ فترة الاستحقاق التالية.
مثال: إذا انتهت فترة استحقاقك الحالية في 31 ديسمبر وبدأت فترة استحقاقك التالية في 1 يناير، فسيتم حجز مبلغ الموافقة المسبقة المدفوع من رصيد فترة استحقاقك التالية مقابل رصيدك في 1 يناير. يمكنك تقديم الطلب بمجرد بدء الفترة الجديدة.
كيفية تقديم مطالبة بمصروفات تمت الموافقة عليها مسبقًا:
الخيار 1: من علامة تبويب المزايا
- قم بتسجيل الدخول إلى Forma.
- انقر فوق علامة تبويب المزايا.
- حدد حساب الموافقة المسبقة الخاص بك.
- انقر فوق إدارة الطلبات > عرض الطلبات.
- حدد موقع الطلب المعتمد الذي تريد المطالبة به وانقر على عرض التفاصيل.
- قم بالتمرير لأسفل وانقر فوق تقديم مطالبة لهذا الطلب.
- التفاصيل من الموافقة المسبقة الخاصة بك سوف تملأ نموذج المطالبة تلقائيًا. قم بتحديث أي حقول وإرفاق المستندات الداعمة إذا لزم الأمر.
- حدد الفئة المناسبة.
- انقر فوق إرسال المطالبة.
الخيار 2: من علامة تبويب المطالبات
- قم بتسجيل الدخول إلى Forma.
- انقر فوق علامة تبويب المطالبات.
- حدد حساب الموافقة المسبقة الخاص بك من القائمة المنسدلة.
- ابحث عن طلب الموافقة المسبقة المعتمد وحدده.
- سيظهر نموذج المطالبة المملوء مسبقًا. قم بتحرير أي حقول وتحميل وثائق إضافية حسب الضرورة.
- اختر الفئة الصحيحة.
- انقر فوق إرسال المطالبة.