Hoe dien ik een claim in voor een verzoek om voorafgaande goedkeuring?

Voor sommige Forma-rekeningen vereisen bepaalde uitgaven vooraf goedkeuring van de manager voordat je een claim kunt indienen. Dit zorgt ervoor dat alle kosten voldoen aan het beleid van uw bedrijf. Voor meer informatie, zie: Hoe dien ik een voorlopige goedkeuringskosten in bij mijn manager ter goedkeuring?

Zodra uw aanvraag is goedgekeurd, bent u klaar om een claim in te dienen. Onthoud:

• Eén claim per voorafgaande goedkeuring: Er kan slechts één claim per goedgekeurd verzoek worden ingediend. 
• Ongebruikte middelen: Als de uiteindelijke kosten lager zijn dan het goedgekeurde bedrag, worden alle resterende gelden teruggegeven aan je Beschikbaar om het saldo op te vragen .
• Timing is belangrijk: Terugbetaling wordt toegepast op basis van de periode waarin de claim is ingediend, niet op basis van de periode waarin de pre-goedkeuring is verleend.

  • Voorbeeld:

    • In Q4 2026 heb je $5.250 beschikbaar om aan te vragen en een voorafgaande goedkeuring van $4.000 te ontvangen.
    • De $4.000 wordt toegewezen aan je beschikbare saldo om in te lossen .
    • Als de claim in 2027 wordt ingediend, wordt de $4.000 van je saldo voor 2027 afgetrokken, niet van 2026.
• Overweeg om vooruitbetalingen te verrekenen met het saldo van de volgende periode.

Betaling vanuit het saldo van de volgende periode

Als deze optie beschikbaar is voor uw bedrijf, kunt u een aanvraag voor voorafgaande goedkeuring indienen. De kosten worden dan verrekend met het saldo van uw volgende uitkeringsperiode.

Wanneer u deze optie selecteert:

• Uw huidige saldo blijft beschikbaar en wordt niet beïnvloed door het verzoek om voorafgaande goedkeuring.
• Het goedgekeurde bedrag wordt gereserveerd en verrekend met uw saldo voor de volgende periode.
• U kunt pas een aanvraag voor voorafgaande goedkeuring indienen wanneer de volgende uitkeringsperiode begint.

Voorbeeld: Als uw huidige uitkeringsperiode eindigt op 31 december en uw volgende periode begint op 1 januari, wordt een vooraf goedgekeurd bedrag, betaald uit uw saldo van de volgende periode, gereserveerd en verrekend met uw saldo van 1 januari. Je kunt de claim indienen zodra de nieuwe periode begint.

Een claim indienen voor een vooraf goedgekeurde uitgave:

Optie 1: Op het tabblad Voordelen

1. Log in op Forma.
2. Klik op het tabblad Voordelen .
3. Selecteer uw account voor vooraf-goedkeuring.
4. Klik op Aanvragen beheren > Aanvragen bekijken.
5. Zoek de goedgekeurde aanvraag die u wilt claimen en klik op Details weergeven.
6. Scroll naar beneden en klik op Indienen van een claim voor dit verzoek.                
7. De gegevens van uw vooraf-goedkeuring worden automatisch ingevuld op het claimformulier. Werk eventuele velden bij en voeg indien nodig ondersteunende documenten toe.
8. Selecteer de juiste categorie.
9. Klik op Claim indienen.

Optie 2: Ga naar het tabblad Claims

1. Log in op Forma.
2. Klik op het tabblad Claims .
3. Selecteer uw account voor vooraf-goedkeuring in het vervolgkeuzemenu.
4. Zoek en selecteer het goedgekeurde voorlopige goedkeuringsverzoek.                  
5. Het vooraf ingevulde claimformulier verschijnt. Bewerk eventuele velden en upload indien nodig aanvullende documentatie.
6. Kies de juiste categorie.
7. Klik op Claim indienen.