Formaアカウントによっては、特定の経費については、請求を提出する前にマネージャーの事前承認が必要となる場合があります。これにより、すべての経費が貴社の規定に準拠していることが保証されます。詳細については、 「上司に経費の事前承認を申請するにはどうすればよいですか？」をご覧ください。
リクエストが承認されると、請求を提出する準備が整います。留意点:
- 事前承認1件につき請求は1件のみ：承認された申請1件につき、提出できる請求は1件のみです。
- 未使用資金：最終的な支出が承認された金額を下回る場合、残りの資金は「リクエスト可能な残高」に返金されます。
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タイミングが重要です。払い戻しは、事前承認が与えられた期間ではなく、請求が提出された期間に基づいて適用されます。
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例：
- 2026年第4四半期には、 5,250ドルの資金を申請し、 4,000ドルの事前承認を受けることができます。
- 4,000ドルは、お客様の利用可能残高に加算されます。
- 請求が2027年に提出された場合、4,000ドルは2026年の残高ではなく、2027年の残高から差し引かれます。
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- 事前承認された支払いは、次期残高から支払われることを検討してください。
次期残高からお支払いください
このオプションが貴社で利用可能な場合、次回の給付期間の残高から支払われる事前承認申請を提出できます。
このオプションを選択すると：
- 現在の期間の残高は引き続き利用可能であり、事前承認申請の影響を受けません。
- 承認された金額は、次回のご利用期間の残高から差し引かれます。
- 事前承認の申請は、次の給付期間が始まるまで提出できません。
例：現在の給付期間が12月31日に終了し、次の期間が1月1日に開始する場合、次の期間の残高から支払われる事前承認額は、1月1日の残高から差し引かれます。新しい期間が始まったら、請求を提出できます。
事前承認された経費の請求方法:
オプション1: 特典タブから
- Formaにログインします。
- 「特典」タブをクリックします。
- 事前承認アカウントを選択してください。
- [リクエストの管理] > [リクエストの表示]をクリックします。
- 申請する承認済みリクエストを見つけて、 「詳細の表示」をクリックします。
- 下にスクロールして、 「このリクエストのクレームを提出する」をクリックしてください。
- 事前承認の詳細が自動的に請求フォームに入力されます。必要に応じて、フィールドを更新し、裏付けとなる文書を添付します。
- 適切なカテゴリを選択してください。
- [請求を送信]をクリックします。
オプション2: クレームタブから
- Formaにログインします。
- [クレーム]タブをクリックします。
- ドロップダウン メニューから事前承認アカウントを選択します。
- 承認済みの事前承認申請を見つけて選択してください。
- 事前に入力された請求フォームが表示されます。必要に応じてフィールドを編集し、追加のドキュメントをアップロードします。
- 正しいカテゴリを選択してください。
- [請求を送信]をクリックします。