Wie reiche ich einen Antrag auf Vorabgenehmigung ein?

Bei einigen Forma-Konten müssen bestimmte Ausgaben vorab vom Manager genehmigt werden, bevor Sie einen Antrag einreichen können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ausgaben den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter: Wie reiche ich eine vorab genehmigte Ausgabe bei meinem Vorgesetzten zur Genehmigung ein?

Sobald Ihr Antrag genehmigt wurde, können Sie einen Antrag einreichen. Beachten Sie:

• Ein Antrag pro Vorabgenehmigung: Pro genehmigtem Antrag kann nur ein Antrag eingereicht werden. 
• Ungenutzte Mittel: Wenn die endgültige Ausgabe unter dem genehmigten Betrag liegt, werden alle verbleibenden Gelder an Ihre Verfügbarkeit zurückerstattet, um den Saldo anzufordern .
• Das Timing ist wichtig: Die Erstattung erfolgt basierend auf dem Zeitraum der Einreichung des Antrags, nicht auf dem Zeitraum, den die Vorabgenehmigung erteilt hat.

  • Beispiel:

    • Im vierten Quartal 2026 stehen Ihnen 5.250 US-Dollar zur Verfügung, um eine Vorabgenehmigung in Höhe von 4.000 US-Dollar zu beantragen und zu erhalten.
    • Die 4.000 $ werden Ihrem verfügbaren Guthaben zur Einlösung zugewiesen.
    • Wird der Antrag im Jahr 2027 eingereicht, werden die 4.000 US-Dollar von Ihrem Guthaben für 2027 abgezogen, nicht von dem für 2026.
• Vorabgenehmigungen sollten aus dem Saldo der nächsten Periode beglichen werden.

Zahle den Saldo der nächsten Periode.

Wenn diese Option für Ihr Unternehmen verfügbar ist, können Sie einen Antrag auf Vorabgenehmigung stellen, der aus dem Guthaben Ihres nächsten Leistungszeitraums bezahlt wird.

Wenn Sie diese Option auswählen:

• Ihr aktuelles Guthaben bleibt erhalten und ist von der Vorabgenehmigungsanfrage nicht betroffen.
• Der genehmigte Betrag wird mit Ihrem Saldo der nächsten Periode verrechnet.
• Sie können den Antrag auf Vorabgenehmigung erst zu Beginn des nächsten Leistungszeitraums einreichen.

Beispiel: Wenn Ihr aktueller Leistungszeitraum am 31. Dezember endet und Ihr nächster Zeitraum am 1. Januar beginnt, wird eine Vorauszahlung aus Ihrem Guthaben für den nächsten Zeitraum gegen Ihr Guthaben vom 1. Januar reserviert. Sie können den Antrag einreichen, sobald der neue Zeitraum beginnt.

So reichen Sie einen Antrag auf Erstattung einer vorab genehmigten Ausgabe ein:

Option 1: Vom Reiter „Vorteile“

1. Melden Sie sich bei Forma an.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Vorteile“ .
3. Wählen Sie Ihr Vorabgenehmigungskonto aus.
4. Klicken Sie auf „Anfragen verwalten“ > „Anfragen anzeigen“.
5. Suchen Sie den genehmigten Antrag, den Sie beanspruchen möchten, und klicken Sie auf „Details anzeigen“.
6. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Antrag für diese Anfrage einreichen“.                
7. Die Angaben aus Ihrer Vorabgenehmigung werden automatisch in das Antragsformular übernommen. Aktualisieren Sie alle Felder und fügen Sie gegebenenfalls unterstützende Dokumente bei.
8. Wählen Sie die passende Kategorie aus.
9. Klicken Sie auf „Anspruch einreichen“.

Option 2: Vom Reiter „Ansprüche“

1. Melden Sie sich bei Forma an.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Ansprüche“ .
3. Wählen Sie Ihr Vorabgenehmigungskonto aus dem Dropdown-Menü aus.
4. Suchen und wählen Sie den genehmigten Vorabgenehmigungsantrag aus.                  
5. Das vorausgefüllte Antragsformular wird angezeigt. Bearbeiten Sie alle Felder und laden Sie bei Bedarf zusätzliche Dokumente hoch.
6. Wählen Sie die richtige Kategorie.
7. Klicken Sie auf „Anspruch einreichen“.