Wie reiche ich einen Antrag auf Vorabgenehmigung ein?

Bei einigen Forma-Konten müssen bestimmte Ausgaben vorab vom Manager genehmigt werden, bevor Sie einen Antrag einreichen können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ausgaben den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter: Wie reiche ich eine vorab genehmigte Ausgabe bei meinem Vorgesetzten zur Genehmigung ein?

Sobald Ihr Antrag genehmigt wurde, können Sie einen Antrag einreichen. Beachten Sie:

• Ein Antrag pro Vorabgenehmigung: Pro genehmigtem Antrag kann nur ein Antrag eingereicht werden. 
• Nicht verwendete Gelder: Sollten die tatsächlichen Ausgaben geringer sein als der genehmigte Betrag, werden die verbleibenden Gelder Ihrem „verfügbaren Guthaben“ wieder gutgeschrieben.
• Der Zeitpunkt ist entscheidend: Die Erstattung erfolgt auf Grundlage des Jahres, in dem der Antrag eingereicht wird, nicht des Jahres, in dem die Vorabgenehmigung erteilt wurde.

  • Beispiel:

    • Im vierten Quartal 2026 stehen Ihnen 5.250 US-Dollar zur Verfügung, um eine Vorabgenehmigung in Höhe von 4.000 US-Dollar zu beantragen und zu erhalten.
    • Die 4.000 US-Dollar werden Ihrem verfügbaren Guthaben gutgeschrieben.
    • Wird der Antrag im Jahr 2027 eingereicht, werden die 4.000 US-Dollar von Ihrem Guthaben für 2027 abgezogen, nicht von dem für 2026.

So reichen Sie einen Antrag auf Erstattung einer vorab genehmigten Ausgabe ein:

Option 1: Vom Reiter „Vorteile“

1. Melden Sie sich bei Forma an.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Vorteile“ .
3. Wählen Sie Ihr Vorabgenehmigungskonto aus.
4. Klicken Sie auf „Anfragen verwalten“ > „Anfragen anzeigen“.
5. Suchen Sie den genehmigten Antrag, den Sie beanspruchen möchten, und klicken Sie auf „Details anzeigen“.
6. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Antrag für diese Anfrage einreichen“.                
7. Die Angaben aus Ihrer Vorabgenehmigung werden automatisch in das Antragsformular übernommen. Aktualisieren Sie alle Felder und fügen Sie gegebenenfalls unterstützende Dokumente bei.
8. Wählen Sie die passende Kategorie aus.
9. Klicken Sie auf „Anspruch einreichen“.

Option 2: Vom Reiter „Ansprüche“

1. Melden Sie sich bei Forma an.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Ansprüche“ .
3. Wählen Sie Ihr Vorabgenehmigungskonto aus dem Dropdown-Menü aus.
4. Suchen und wählen Sie den genehmigten Vorabgenehmigungsantrag aus.                  
5. Das vorausgefüllte Antragsformular wird angezeigt. Bearbeiten Sie alle Felder und laden Sie bei Bedarf zusätzliche Dokumente hoch.
6. Wählen Sie die richtige Kategorie.
7. Klicken Sie auf „Anspruch einreichen“.