Der IRS verlangt Quittungen für alle Transaktionen vor Steuern, es sei denn:
- Die Transaktion umfasst ausschließlich IIAS-fähige Posten (FSA, HSA). Beispielsweise kann für Einkäufe in einer Apotheke eine Quittung erforderlich sein, wenn der Händler sowohl berechtigte als auch nicht berechtigte Artikel verkauft. Wenn der Händler IIAS-Informationen bereitstellt, wird der berechtigte Betrag automatisch bestätigt und es ist keine Quittung erforderlich.
- Forma erkennt bestimmte Händler (z. B. Rettungsdienste, Krankenhäuser, öffentliche Verkehrsmittel für Pendler) anhand ihres Händlercodes und -namens, sodass keine Belege erforderlich sind.
- Der Betrag entspricht einer definierten Zuzahlung (FSA, LPFSA, HSA).
- Es handelt sich um wiederkehrende Ausgaben.
Wie funktioniert das IIAS?
Große Einzelhändler und Apotheken wie Walmart oder CVS gelten nicht als berechtigt, da sie sowohl berechtigte als auch nicht berechtigte Produkte und Dienstleistungen verkaufen. Wenn an den Kassen in diesen Filialen IIAS-Systeme aktiviert sind und nur berechtigte Artikel vor Steuern in die Transaktion einbezogen werden, wird sie genehmigt, ohne dass eine Quittung erforderlich ist.
Wie funktionieren Zuzahlungen?
Wenn eine Transaktion bei einem berechtigten Händler einem voreingestellten Zuzahlungsbetrag oder einer Kombination von Zuzahlungsbeträgen entspricht, wird sie genehmigt, ohne dass ein Beleg erforderlich ist. Die Zuzahlungsbeträge werden von Ihrem Arbeitgeber auf der Grundlage der Planstruktur vor Steuern in Forma definiert.
Wie funktionieren wiederkehrende Ausgaben?
Wiederkehrende Ausgaben sind Transaktionen, die beim selben Händler für den gleichen Betrag abgewickelt werden. Wenn eine Transaktion mit Ihrer Vorsteuer-Forma-Karte für wiederkehrende Ausgaben durchgeführt wird, muss diese nur einmal verifiziert werden. Das bedeutet, dass Sie nach der ersten Transaktion möglicherweise nach einer Quittung gefragt werden, aber keine Quittungen für nachfolgende Transaktionen einreichen müssen.
Was sind die nächsten Schritte, wenn eine Quittung erforderlich ist?
Wenn Sie eine E-Mail von Forma erhalten, in der Sie aufgefordert werden, eine Quittung erneut hochzuladen, nachdem Sie sie bereits hochgeladen haben, beachten Sie bitte, dass unser Team Ihre Transaktion sorgfältig geprüft hat und festgestellt wurde, dass zusätzliche Informationen erforderlich sind, um den Kauf zu bestätigen. Die E-Mail sollte eine klare Anleitung dazu enthalten, was benötigt wird.
Anweisungen zum Hochladen eines Belegs finden Sie unter Wie lade ich Belege für meine Kartentransaktionen hoch?
Informationen zum Überprüfen der Zeitachse, wenn eine Quittung erforderlich ist, finden Sie unter Was ist die Zeitachse für die erforderliche Benachrichtigung über die Quittung?
Wichtig: Um eine Kartentransaktion zu begründen, muss ein Beleg direkt zur Transaktion hochgeladen werden und darf nicht als Erstattungsantrag eingereicht werden.
Sobald Sie die Quittung eingereicht haben und diese vom Reklamationsteam von Forma überprüft wurde, wird für alle nicht berechtigten Artikel ein fälliger Saldo auf Ihrem Konto erstellt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Was ist ein fälliger Saldo und wie kann er verrechnet werden?
Über 90 % der Transaktionen werden automatisch auf der Grundlage von Händlerinformationen, IIAS-Details, Zuzahlungsabgleichung und wiederkehrenden Ausgaben begründet. Forma empfiehlt jedoch dringend, alle Belege zu Aufzeichnungszwecken oder zu zukünftigen Prüfungszwecken aufzubewahren.