De IRS vereist ontvangstbewijzen voor alle transacties vóór belastingen, behalve wanneer:
- De transactie omvat alleen items die in aanmerking komen voor IIAS (FSA, HSA). Voor aankopen bij een apotheek kan bijvoorbeeld een ontvangstbewijs nodig zijn als de winkelier zowel in aanmerking komende als niet-in aanmerking komende artikelen verkoopt. Als de winkelier IIAS-informatie verstrekt, wordt het in aanmerking komende bedrag automatisch onderbouwd en is er geen ontvangstbewijs nodig.
- Forma erkent bepaalde handelaren (bijv. ambulancediensten, ziekenhuizen, openbaar vervoer voor forenzen) op basis van hun handelaarscode en naam, dus ontvangstbewijzen zijn niet vereist.
- Het bedrag komt overeen met een gedefinieerde copay (FSA, LPFSA, HSA).
- Het is een terugkerende uitgave.
Hoe werkt IIAS?
Big box-retailers en apotheken zoals Walmart of CVS komen niet in aanmerking omdat ze zowel in aanmerking komende als niet-in aanmerking komende producten en diensten verkopen. Als de kassa's in deze winkels IIAS-systemen hebben ingeschakeld en alleen artikelen vóór belasting in de transactie zijn opgenomen, wordt deze goedgekeurd zonder dat een ontvangstbewijs vereist is.
Hoe werken copays?
Wanneer een transactie wordt gedaan bij een in aanmerking komende handelaar die overeenkomt met een vooraf ingesteld copay-bedrag of overeenkomt met een combinatie van copay-bedragen, wordt deze goedgekeurd zonder dat een ontvangstbewijs vereist is. Copay-bedragen worden door uw werkgever in Forma gedefinieerd op basis van de structuur van het plan vóór belastingen.
Hoe werken terugkerende uitgaven?
Terugkerende uitgaven zijn transacties die bij dezelfde handelaar voor hetzelfde bedrag worden verwerkt. Wanneer een transactie wordt gedaan met uw Pre-tax Forma Card voor een terugkerende uitgave, hoeft deze slechts één keer te worden geverifieerd. Dit betekent dat u mogelijk om een ontvangstbewijs wordt gevraagd na de eerste transactie, maar dat u geen ontvangstbewijzen hoeft in te dienen voor de volgende.
Wat zijn de volgende stappen als een ontvangstbewijs nodig is?
Als je een e-mail van Forma ontvangt met het verzoek om een ontvangstbewijs opnieuw te uploaden nadat je het al hebt geüpload, weet dan dat ons team je transactie zorgvuldig heeft beoordeeld en dat is vastgesteld dat er aanvullende informatie nodig is om de aankoop te valideren. De e-mail moet duidelijke richtlijnen geven over wat nodig is.
Zie Hoe upload ik ontvangstbewijzen voor mijn kaarttransacties voor instructiesover het uploaden van een ontvangstbewijs?
Zie Wat is de tijdlijn voor kennisgeving volgens de tijdlijnwaarvoor een ontvangstbewijs vereist is?
Belangrijk: Om een kaarttransactie te onderbouwen, moet een ontvangstbewijs rechtstreeks naar de transactie worden geüpload en niet worden ingediend als een terugbetalingsclaim.
Zodra u het ontvangstbewijs heeft ingediend en het is beoordeeld door het claimteam van Forma, zullen alle niet-subsidiabele items een verschuldigd saldo op uw account creëren. Voor meer informatie hierover, zie Wat is een verschuldigd saldo en hoe kunt u dit verrekenen?
Meer dan 90% van de transacties wordt automatisch onderbouwd op basis van merchant informatie, IIAS-gegevens, co-pay matching en terugkerende uitgaven. Forma raadt echter ten zeerste aan om alle bonnetjes te bewaren voor het bijhouden van gegevens of toekomstige auditdoeleinden.