רשות המסים האמריקאית (IRS) דורשת קבלות עבור כל העסקאות לפני מס, למעט במקרים הבאים:
- העסקה כוללת רק פריטים הזכאים ל-IIAS (FSA, HSA). לדוגמה, רכישות בבית מרקחת עשויות לדרוש קבלה אם הסוחר מוכר גם פריטים זכאים וגם פריטים שאינם זכאים. אם הסוחר מספק מידע על פי IIAS, הסכום הזכאי יאושר אוטומטית, ואין צורך בקבלה.
- פורמה מזהה סוחרים מסוימים (למשל, שירותי אמבולנס, בתי חולים, תחבורה ציבורית לנוסעים) על סמך קוד הסוחר ושם הסוחר שלהם, כך שאין צורך בקבלות.
- הסכום תואם להשתתפות עצמית מוגדרת (FSA, LPFSA, HSA).
- זוהי הוצאה חוזרת.
איך IIAS עובד?
קמעונאים גדולים ובתי מרקחת כמו וולמארט או CVS אינם נחשבים זכאים משום שהם מוכרים מוצרים ושירותים זכאים וגם מוצרים ושירותים שאינם זכאים. אם עמדות התשלום בחנויות אלה מופעלות מערכות IIAS ורק פריטים הזכאים להחזר מס כלולים בעסקה, היא תאושר ללא צורך בקבלה.
איך עובדים השתתפות עצמית?
כאשר עסקה מתבצעת אצל סוחר זכאי תואמת סכום השתתפות עצמית מוגדר מראש או תואמת שילוב של סכומי השתתפות עצמית, היא תאושר ללא צורך בקבלה. סכומי השתתפות עצמית מוגדרים בפורמה על ידי המעסיק שלך בהתבסס על מבנה התוכנית לפני מס.
איך עובדות הוצאות חוזרות?
הוצאות חוזרות הן עסקאות המעובדות אצל אותו סוחר עבור אותו סכום. כאשר מתבצעת עסקה באמצעות כרטיס פורמה לפני מס שלך עבור הוצאה חוזרת, יהיה צורך לאמת אותה פעם אחת בלבד. משמעות הדבר היא שייתכן שתתבקשו להגיש קבלה לאחר העסקה הראשונית, אך לא תצטרכו להגיש קבלות עבור עסקאות נוספות.
מהם השלבים הבאים כאשר נדרשת קבלה?
אם קיבלתם דוא"ל מ-Forma המבקש להעלות שוב קבלה לאחר שכבר העליתם אותה, שימו לב שהצוות שלנו בדק בקפידה את העסקה שלכם וקבע כי נדרש מידע נוסף כדי לאמת את הרכישה. המייל צריך לספק הנחיות ברורות לגבי מה שצריך.
לקבלת הוראות כיצד להעלות קבלה, ראה כיצד ניתן להעלות קבלות עבור עסקאות בכרטיס אשראי?
כדי לעיין בציר הזמן שבו נדרשת קבלה, ראה מהו ציר הזמן להודעות על נדרשת קבלה?
חשוב: כדי לאמת עסקת כרטיס אשראי, יש להעלות קבלה ישירות לעסקה ולא להגיש אותה כבקשת החזר.
לאחר שתגישו את הקבלה והיא תיבדק על ידי צוות התביעות של פורמה, כל פריט שאינו זכאי ייצור יתרה לתשלום בחשבונכם. למידע נוסף בנושא זה, ראו מהי יתרה לתשלום וכיצד לקזז אותה?
מעל 90% מהעסקאות מאומתות אוטומטית על סמך פרטי הסוחר, פרטי IIAS, התאמת השתתפות עצמית והוצאות חוזרות. עם זאת, פורמה ממליצה בחום לשמור את כל הקבלות לצורך תיעוד או למטרות ביקורת עתידיות.