Comment puis-je soumettre une demande d'approbation préalable ?

Pour certains comptes Forma, certaines dépenses doivent être approuvées au préalable par le gestionnaire avant que vous ne puissiez présenter une demande de remboursement. Cela permet de s'assurer que toutes les dépenses sont conformes à la politique de votre entreprise. Pour en savoir plus, consultez le site : Comment soumettre une dépense pré-approuvée à mon gestionnaire pour approbation ?

Une fois votre demande approuvée, vous êtes prêt à déposer une demande d'indemnisation. N'oubliez pas :

• Une demande de remboursement par approbation préalable : Une seule demande de remboursement peut être présentée par demande approuvée. 
• Fonds non utilisés : Si la dépense finale est inférieure au montant approuvé, les fonds restants seront reversés dans votre solde "disponible à la demande".
• Le temps compte : Le remboursement est appliqué sur la base de l'année où la demande est soumise, et non de l'année où l'approbation préalable a été accordée.

  • Exemple :

    • Au quatrième trimestre 2026, vous disposez de 5 250 $ pour demander et recevoir une pré-approbation de 4 000 $.
    • Les 4 000 $ sont affectés à votre solde "disponible pour dépenser".
    • Si la demande est présentée en 2027, les 4 000 dollars seront déduits de votre solde de 2027, et non de 2026.

Comment déposer une demande de remboursement pour une dépense pré-approuvée :

Option 1 : Dans l'onglet Prestations

1. Connectez-vous à Forma.
2. Cliquez sur l'onglet Prestations.
3. Sélectionnez votre compte de préapprobation.
4. Cliquez sur Gérer les demandes > Voir les demandes.
5. Localisez la demande approuvée que vous souhaitez réclamer et cliquez sur Afficher les détails.
6. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Déposer une réclamation pour cette demande.
7. Les détails de votre pré-approbation rempliront automatiquement le formulaire de demande. Mettez à jour tous les champs et joignez les documents justificatifs si nécessaire.
8. Sélectionnez la catégorie appropriée.
9. Cliquez sur Soumettre la demande.

Option 2 : à partir de l'onglet Revendications

1. Connectez-vous à Forma.
2. Cliquez sur l'onglet Réclamations.
3. Sélectionnez votre compte de préapprobation dans le menu déroulant.
4. Recherchez et sélectionnez la demande d'approbation préalable approuvée.
5. Le formulaire de demande pré-rempli s'affiche. Modifiez les champs et téléchargez des documents supplémentaires si nécessaire.
6. Choisissez la bonne catégorie.
7. Cliquez sur Soumettre la demande.