Untuk beberapa akun Forma, pengeluaran tertentu memerlukan persetujuan manajer sebelum Anda dapat mengajukan klaim. Hal ini memastikan bahwa semua pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda. Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat: Bagaimana cara mengajukan pengeluaran pra-persetujuan kepada manajer saya untuk mendapatkan persetujuan?
Setelah permintaan Anda disetujui, Anda siap mengajukan klaim. Perlu diingat:
- Satu klaim per pra-persetujuan: Hanya satu klaim yang dapat diajukan per permintaan yang disetujui.
- Dana yang tidak terpakai: Jika pengeluaran akhir kurang dari jumlah yang disetujui, sisa dana akan dikembalikan ke saldo yang tersedia untuk diminta Anda.
-
Waktu itu penting: Penggantian biaya diterapkan berdasarkan periodeklaim diajukan, bukan periode persetujuan awal diberikan.
-
Contoh:
- Pada Q4 2026, Anda memiliki $5.250 yang tersedia untuk meminta dan menerima pra-persetujuan $4.000.
- $4.000 dialokasikan ke saldo Tersedia untuk ditebus Anda.
- Jika klaim diajukan pada tahun 2027, $4.000 akan dipotong dari saldo 2027, bukan 2026.
-
- Pertimbangkan pra-persetujuan untuk dibayarkan dari saldo periode berikutnya.
Bayar dari saldo periode berikutnya
Jika opsi ini tersedia untuk perusahaan Anda, Anda dapat mengirimkan permintaan pra-persetujuan yang akan dibayarkan dari saldo periode manfaat berikutnya.
Ketika Anda memilih opsi ini:
- Saldo periode saat ini tetap tersedia dan tidak terpengaruh oleh permintaan pra-persetujuan.
- Jumlah yang disetujui dicadangkan terhadap saldo periode berikutnya.
- Anda tidak dapat mengajukan klaim untuk pra-persetujuan sampai periode manfaat berikutnya dimulai.
Contoh: Jika periode manfaat Anda saat ini berakhir 31 Desember dan periode berikutnya dimulai 1 Januari, pra-persetujuan yang dibayarkan dari saldo periode berikutnya akan dicadangkan terhadap saldo 1 Januari Anda. Anda dapat mengajukan klaim setelah periode baru dimulai.
Cara mengajukan klaim untuk pengeluaran yang telah disetujui sebelumnya:
Opsi 1: Dari tab Manfaat
- Masuk ke Forma.
- Klik tab Manfaat.
- Pilih akun pra-persetujuan Anda.
- Klik Kelola permintaan > Lihat permintaan.
- Cari permintaan yang disetujui yang ingin Anda klaim dan klik Lihat Detail.
- Gulir ke bawah dan klik Ajukan klaim untuk permintaan ini.
- Rincian dari pra-persetujuan Anda akan secara otomatis mengisi formulir klaim. Perbarui setiap kolom dan lampirkan dokumen pendukung jika diperlukan.
- Pilih kategori yang sesuai.
- Klik Kirim klaim.
Opsi 2: Dari tab Klaim
- Masuk ke Forma.
- Klik tab Klaim.
- Pilih akun pra-persetujuan Anda dari menu tarik-turun.
- Temukan dan pilih permintaan pra-persetujuan yang disetujui.
- Formulir klaim yang telah diisi sebelumnya akan muncul. Edit kolom apa pun dan unggah dokumentasi tambahan yang diperlukan.
- Pilih kategori yang benar.
- Klik Kirim klaim.