Der IRS verlangt Quittungen für alle Transaktionen vor Steuern, es sei denn:
- Die Transaktion umfasst ausschließlich IIAS-fähige Posten (FSA, HSA). Beispielsweise kann für Einkäufe in einer Apotheke eine Quittung erforderlich sein, wenn der Händler sowohl berechtigte als auch nicht berechtigte Artikel verkauft. Wenn der Händler IIAS-Informationen bereitstellt, wird der berechtigte Betrag automatisch bestätigt und es ist keine Quittung erforderlich.
- Forma erkennt bestimmte Händler (z. B. Rettungsdienste, Krankenhäuser, öffentliche Verkehrsmittel für Pendler) anhand ihres Händlercodes und -namens, sodass keine Belege erforderlich sind.
- Der Betrag entspricht einer definierten Zuzahlung (FSA, LPFSA, HSA).
- Es handelt sich um wiederkehrende Ausgaben.
Wie funktioniert IIAS?
Große Einzelhändler und Apotheken wie Walmart oder CVS gelten nicht als förderfähig, da sie sowohl berechtigte als auch nicht berechtigte Produkte und Dienstleistungen verkaufen. Wenn an den Kassenstationen in diesen Filialen IIAS-Systeme aktiviert sind und nur vorsteuerfähige Artikel in die Transaktion einbezogen werden, wird sie genehmigt, ohne dass eine Quittung erforderlich ist.
Wie funktionieren Zuzahlungen?
Wenn eine Transaktion bei einem berechtigten Händler einem voreingestellten Zuzahlungsbetrag oder einer Kombination von Zuzahlungsbeträgen entspricht, wird sie genehmigt, ohne dass ein Beleg erforderlich ist. Die Zuzahlungsbeträge werden von Ihrem Arbeitgeber auf der Grundlage der Planstruktur vor Steuern in Forma definiert.
Wie funktionieren wiederkehrende Ausgaben?
Wiederkehrende Ausgaben sind Transaktionen, die beim selben Händler für den gleichen Betrag abgewickelt werden. Wenn eine Transaktion mit Ihrer Vorsteuer-Forma-Karte für eine wiederkehrende Ausgabe durchgeführt wird, muss sie nur einmal überprüft werden. Das bedeutet, dass Sie nach der ersten Transaktion möglicherweise nach einer Quittung gefragt werden, aber keine Belege für nachfolgende Transaktionen einreichen müssen.
Was sind die nächsten Schritte, wenn eine Quittung erforderlich ist?
Wenn Sie von Forma eine E-Mail mit der Aufforderung erhalten, einen Beleg erneut hochzuladen, nachdem Sie ihn bereits hochgeladen haben, beachten Sie bitte, dass unser Team Ihre Transaktion sorgfältig geprüft hat und festgestellt hat, dass zur Bestätigung des Kaufs zusätzliche Informationen erforderlich sind. Die E-Mail sollte klare Hinweise dazu geben, was benötigt wird.
Anweisungen zum Hochladen einer Quittung finden Sie unter Wie lade ich Belege für meine Kartentransaktionen hoch?
Informationen zum Überprüfen des Zeitachsen, wenn ein Beleg erforderlich ist, finden Sie unter Was ist der Zeitplan für die Benachrichtigung über den erforderlichen Beleg?
Wichtig: Zum Nachweis einer Kartentransaktion muss ein Beleg direkt zur Transaktion hochgeladen und nicht als Erstattungsanspruch eingereicht werden.
Sobald Sie die Quittung eingereicht haben und diese vom Reklamationsteam von Forma geprüft wurde, wird für alle nicht berechtigten Artikel ein fälliger Saldo auf Ihrem Konto fällig. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Was ist ein fälliger Saldo und wie kann er ausgeglichen werden?
Über 90 % der Transaktionen werden automatisch auf der Grundlage von Händlerinformationen, IIAS-Details, Zuzahlungsabgleich und wiederkehrenden Ausgaben belegt. Forma empfiehlt jedoch dringend, alle Quittungen für Aufzeichnungen oder zukünftige Prüfungszwecke aufzubewahren.